チームファシリテーション

現場の管理職・リーダーの方は、こんな悩みをお持ちではありませんか?

チームのパフォーマンスは仕組みで引き出せます。

チームファシリテーション (TF) とは、チームとしての仕事術であり、チームが自律的に運営できるように「リズム」と「見える化」の仕組みを活用して仕事を進めます。 また「プロジェクトファシリテーション (PF)」のサブセットで、現場への導入も含めた考え方およびサービスです。チームとしての仕事術ですので、IT関連のプロジェクトに限らず、スタッフ部門などへ も広く適用可能です。

導入によって見込める効果・解決すべき課題

自律
リーダーが細かく指示をしなくても、チームメンバーが自律的に動く。
効率化
リーダーが進捗管理から解放され本来の仕事に注力できる。
育成
ナレッジの共有、知識継承、改善マインドの醸成が促進する。

チームファシリテーションの最小セットの構成

チームファシリテーションは、原則と実践で構成されています。さまざまな実践項目がありますが、その最小セットを構成する実践項目は「週計画会」「朝会」「ふりかえり会」「タスクボード」の4点です。

具体的な実施項目

01週計画会

今週どのような仕事を、どのように行うかをチームメンバーで計画します。上位の計画や、ふりかえり会で実施を決めた改善案をインプットとします。計画は、2~4時間程度のタスクになるまで行います。計画されたタスクは、タスクボードのToDo欄に貼ります。
実際に作業を行うメンバーが計画することで、作業の抜け漏れが見つかるだけではなく、知識の共有化や、若手のスキルアップなどの副次的な効果も期待できます。

02朝 会

毎朝、タスクボードの前にチームメンバー全員で集まり、その日の仕事が問題なく進められるかを最大15分を目安として確認します。問題の解決策を検討するのに時間がかかるようならば、別途時間をとってしかるべき人に絞って検討を行います。
毎日、問題がないかを確認することで、メンバーが不安を抱えて孤立してしまうような状況が生まれにくくなります。

03ふりかえり会

週の終わりに、チームの行動をふりかえり、良い行動をさらによりよく、問題点についてはどのように取り除くかをチームメンバーで検討します。
チームメンバーが自身の行動について考える時間を取り、様々な意見を出し合うことで、当事者意識の向上や、改善マインドの醸成が促進されます。
ふりかえり会では、KPT(*1)という思考フレームワークを用います。

04タスクボード

チームのタスクの実施状況を一目でわかるように管理するボードです。基本的なレイアウトでは、ToDo(やるべきタスク)、Doing(作業中のタスク)、Done(完了したタスク)の3つの欄を用います。
他のメンバーの状況が一目で分かることで、仕事の同期の調整や、助け合いなどが自発的に行われます。

情報の見える化 + 実施項目をリズム化

01PLAN

上位計画とふりかえり会の結果をインプットとして週計画会を行います。週計画会の成果物はタスクです。タスクは、タスクボードに貼りだします。

02DO

タスクボードを使いながら作業を行い、チームとして成果物を作成していきます。毎朝、朝会を行い状況の把握や仕事の調整を行います。

03CHECK

その週の行動をふりかえります。KPTの場合、KeepとProblemの項目に挙がる内容です。

04ACT

次の週にすべき改善項目を挙げます。KPTの場合、Tryの項目に挙がる内容です。

KPT*1について

KPTとはKeep(続けること)、Problem(不安なこと)、Try(試したいこと)の観点で活動をふりかえる思考フレームワークです。KPT使ったふりかえり会では、CheckとActを一緒に考えます。さらに、Try項目はアクション化することが前提ですので、ふりかえり会と週計画会は、連続して実施するとスムーズです。

導入事例

CASE01

現場改善に活かす思考フレームワーク(KPT)の活用

やわたメディカルセンター 二次救急指定病院

概 要 団塊の世代が後期高齢者に突入する2025年を予測し、医療や介護の構造が大きく変化する。そのさなか、2014年度は激烈な診療報酬改定があった。
2025年を見据え、地域住民の健康を守り、地域から選ばれ続けるために勝木グループのビジョンを明らかにした。その構造改革のひとつが、病棟再編であり、今回は、病棟再編と、それに伴う現場の業務改善のとりくみに弊社サービスを導入。
導入のきっかけ 看護部長が、本屋で『これだけ!KPT』を見て、「これなら、始められそう」と直感した。
主な手法 「やることリスト」「タスクボード」「KPT」「日々のふりかえり」
スケジュール 2014年3月 KPTふりかえり体験研修
2014年4月 プロジェクト始動「病棟再編」「業務改善」「病棟外来一元化」
2014年7月 病棟引越し
2014年9月 病棟再編プロジェクト終了
2014年12月 プロジェクト成果発表会
2015年2月 院内学会での発表
結 果 病棟再編プロジェクト:大過なく病棟の引っ越し(フロアの移動)が完了。引っ越し前から準備していた日課表もあり、引っ越し後もスムーズに業務が行なえている。頻発する課題については、KPTを使って素早く解決が行なえた。
業務改善プロジェクト:現場からの課題を吸い上げ、対策を行ない、そのフィードバックを元に次に反映していくという仕組みが定着した。
病棟外来一元化:立場の異なる同士ではあったが話をしていく事で、看護部長がプロジェクト立上時に掲げた「一元化する」という目標から、「同じ診療科での弾力的な運用」という本質的な目標に気付き、当事者意識を持って、少しずつ改善が進むようになった。

「引っ越し前は、どうなるか不安ばかりでしたが、引っ越した後は、毎日お昼にKPTふりかえりで課題を一つずつ潰していけたおかげで、スムーズに引っ越し後の業務が行なえるようになりました。」(病棟再編プロジェクトメンバー)

「いつもはプロジェクトは立ち上がるが、結果が出る前にプロジェクトが自然消滅していた。今回は成果もついてきているし、いまだに継続できている。」(業務改善プロジェクトメンバー)

「それぞれの立場があるので、意見は対立していたが、多くの人を巻き込んで意見が聞け、前向きに話が行なえた。」(病棟外来一元化プロジェクトメンバー)

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